Schwerpunkt Wissen (3) - Wissen teilen mit Microsoft SharePoint!

Gelebtes Wissensmanagement - z.B. mit dem richtigen Einsatz von Portalen - kann solche Doppelgleisigkeiten vermeiden helfen und hätte Ihnen damit einiges an Aufwand und Ihrer Firma einiges an Kosten erspart. Zwei wirkungsvolle Tools, die Ihr Unternehmen in punkto Wissensmanagement und effizienter Zusammenarbeit unterstützen können, kommen aus der Microsoft Familie: Microsoft SharePoint Services und der Office SharePoint Server 2007.

Microsoft SharePoint stellt Funktionen bereit, mit denen diverse Anforderungen erfüllt werden können. So ist beispielsweise das Suchen und Freigeben von Informationen über Grenzen hinweg vereinfacht. Dokumente, Termine und Bilder können einfach verwaltet und durchsucht werden. SharePoint bietet damit eine unkomplizierte Möglichkeit, ein Intranet und Extranet (zur Erleichterung der Kommunikation mit Kunden) für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Die Microsoft SharePoint Services unterstützen Mitarbeiter, Projektgruppen und Teams bei der Zusammenarbeit. Mit wenig Aufwand kann dabei eine Website erstellt werden, die als Informationszentrale dient. Diese SharePoint Site bietet die Möglichkeit einer zentralen Dokumentenablage, auf die von jedem Ort der Welt zugegriffen werden kann (vorausgesetzt es gibt dort eine funktionierende Internetverbindung). Terminkalender, Kontakte, Weblinks, Diskussionen, Aufgabenlisten, Ankündigungen und eine Volltextsuche ergänzen die Möglichkeiten der SharePoint Services.

Der SharePoint Portal Server (neu in der Variante 2007) ist eine erweiterte Variante der Windows SharePoint Services. Und diese SharePoint Services sind eine Komponente, die beim Windows Server 2003 oder dem Windows Small Business Server 2003 bereits inkludiert ist. Viele Unternehmen, die einen solchen Small Business Server ihr Eigen nennen, haben also bereits unbekannterweise ein mächtiges Tool für Wissensmanagement zur Verfügung ohne dies zu wissen!

Zusätzlich zu den Funktionen von WSS bietet der SharePoint Portal Server Funktionen wie beispielsweise firmenweite «News», Personalisierung, Knowledge Management, globale Suche, Enterprise Application Integration (EAI) und Verzeichnisdienste. Zudem übernimmt der SharePoint Server die Rolle des Aggregators, der die einzelnen Windows SharePoint Sites aus den Abteilungen eines Unternehmens unter dem firmenweiten Intranetportal zusammenfassen kann. Alle SharePoint-Sites einer Firma lassen sich in den globalen Suchindex des SharePoint Portal Server einbinden und können im Volltext durchsucht werden. Unternehmens- bzw. projektrelevante Informationen können somit auf einfache Weise zusammengeführt, organisiert und durchsucht werden. Eine solche Site-übergreifende Suche ist bei den SharePoint Services nicht möglich. Dessen Suchfunktion erlaubt es nur, innerhalb der aktuellen Site zu suchen.

Die Suche erfolgt über eine Volltext-Indizierung über sogenannte IFilter (Index-Filter). Mithilfe dieser Filter erkennt der SharePoint Server um welchen Dokumenttyp es sich handelt und kann dann den Text entsprechend indizieren. Leider ist es so, dass es noch nicht für alle Datenformate entsprechende IFilter gibt, wodurch manche Dokumente bei der Suche nicht berücksichtigt werden. Zur Zeit existieren diese Filter für Dateiformate mit den folgenden Endungen: DOC, XLS, PPT, PDF, VSD, PUB, HTML, XML, RTF, TIF, DWG, MP3 und ZIP. Die gängigsten Formate sind also abgedeckt.

Die Inhalte des Portals wie auch das Layout sind individuell anpaßbar und lassen sich personalisieren und auf Benutzergruppen abstimmen. Mit Microsoft Frontpage können die SharePoint Websites bearbeitet und gestaltet werden. Auch die Corporate Identity des Unternehmens kann hier in vollem Ausmaß berücksichtigt werden.

Technologien wie Web Parts (es handelt sich hierbei um eine äußerst flexible Technologie, mit der die unterschiedlichsten Inhalte und dynamischen Funktionen wiedergegeben werden können) und Dokumentenbibliotheken ermöglichen eine strukturierte Sammlung von unternehmensrelevanten Daten an einem zentralen Ort, auf den von allen Teammitgliedern zugegriffen werden kann. Dokumente können bearbeitet und ergänzt werden, denn Wissensportale wie SharePoint sollen keine verstaubte Bibliothek sein, sondern ein lebendiger, gern und täglich genutzter Teil des Arbeitsumfeldes. Kontaktlisten, Hyperlinksammlungen, Diskussionen und Umfragen tragen das ihre dazu bei.

Auch ältere, schon mehrfach überschrieben Versionen von Dokumenten, die auf einem SharePoint Server verwaltet werden, bleiben verfügbar. Änderungen sind damit nachvollziehbar, kein Wissen geht verloren.

Alle Nutzer können ohne großen Aufwand ständig auf dem Laufenden gehalten werden, denn sobald relevante Inhalte geändert werden, erhält der Benutzer eine entsprechende Benachrichtigung. Die Intervalle für die Benachrichtigung sind frei wählbar - sofort, täglich oder wöchentlich.

Wichtige Informationen - egal ob es sich um Berichte, Kalkulationstabellen, Fotos oder sonstige Dokumente handelt - aus unterschiedlichen Quellen können an einem einzigen, zentralen Ort bereitgestellt werden und bieten so allen Benutzern einen schnellen Zugang zu den gesuchten Informationen. Die Daten können für unterschiedliche Personen bzw. Personengruppen freigegeben werden, gleichzeitig können sensible Daten geschützt werden. Die einfache Handhabung sollte alle Mitarbeiter eines Unternehmens dazu motivieren, relevante Daten nicht auf der eigenen Festplatte vereinsamen zu lassen, sondern in die gute Gesellschaft einer SharePoint Plattform einzuspeisen. Die Gefahr des Verlustes an Wissen, z.B. durch ausscheidende Mitarbeiter, könnte so verringert werden.

Auch die zu Beginn angesprochenen Doppelgleisigkeiten können mit SharePoint weitgehend reduziert werden. Sie können in Office SharePoint Server 2007 effizient Suchvorgänge nach Personen, Dokumenten und Daten durchführen, formulargesteuerte Geschäftsprozesse entwerfen und daran teilnehmen sowie auf große Mengen von Geschäftsdaten zugreifen und diese Daten analysieren.

Die unternehmensweite Suche von SharePoint bezieht Personen- und Unternehmensdaten sowie Dokumente und Webseiten ein, um umfassendere Ergebnisse bereitzustellen. Das Suchcenter stellt einen einzelnen, integrierten Ort bereit, an dem Mitarbeiter Inhalte, Verfahren, Personen- und Unternehmensdaten finden können, die für ihre spezifischen Anforderungen relevant sind. So gewinnen sie rasch einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen und können diese für Ihre Aufgaben nutzen. Die Folge ist offensichtlich: Wer das Rad nicht ständig neu erfinden muss, ist effizienter und hat mehr Zeit fürs Wesentliche.

Eine Möglichkeit sein eigenes Wissen über SharePoint zu teilen ist das Erstellen einer persönlichen Website zum Verwalten und Freigeben von Informationen. Erstellen Sie z.B. ein eigenes "Meine Website"-Portal, in dem Sie alle Ihre Dokumente, Aufgaben, Hyperlinks, den Microsoft Office Outlook 2007-Kalender, Kollegen und sonstige persönliche Informationen zentral anzeigen und verwalten können. Sie entscheiden, welche Informationen mit wem teilen möchten.

Sie können auch speziell nach Personen, Fachwissen und Daten in Geschäftsanwendungen suchen. Durchsuchen Sie z.B. Meine Websites im Intranet, um Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten oder Interessen zu finden, auch wenn Sie deren Namen nicht kennen. Sie können auch Daten in einer Unternehmensdatenbank oder Unternehmensgeschäftsanwendung suchen, z.B. einer CRM-Anwendung (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement).

SharePoint bietet auch die Möglichkeit einer webbasierten Lernplattform: themenrelevante Artikel, E-Books, unternehmensspezifische Work-Flow-Diagramme und Best Practices können zusammen mit Tests auf einer SharePoint Seite angeboten werden. Ergänzt durch ein Diskussionsforum und eine Hyperlink-Bibliothek mit weiterführenden Links steht den Mitarbeitern hier das perfekte E-Learning Center zur Verfügung, das zeit- und ortsunabhängig genutzt werden kann.

Gerade im Projektmanagement haben sich Portale wie SharePoint als eine extrem nützliche Plattform für die Verwaltung und Kommunikation erwiesen. Sie können beispielsweise eine Liste der Projektaufgaben erstellen. Desweiteren können Sie z.B. mithilfe von Kalendern ermitteln, wann Teamereignisse wie z.B. Projekt-Meetings stattfinden, oder Sie speichern projektrelevante Dokumente des Teams, der Abteilung oder der Organisation in speziellen Projekt-Bibliotheken.

Sie können außerdem Probleme in Blogs diskutieren oder Informationen in Wikis (von Benutzern verwaltete Wissensdatenbanken) erfassen und speichern.

Sehr einfach gestaltet sich auch das Veröffentlichen von Berichten oder Listen durch Verknüpfungen mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft CRM.

Auch Outlook arbeitet gut mit SharePoint zusammen, legen Sie beispielsweise eine Kontaktliste in SharePoint an, finden Sie automatisch einen Link zu dieser Liste in Ihrem Outlook. Sie können dann direkt auf die Kontakte aus dieser Liste über Outlook zugreifen. Auch Termine lassen sich problemlos von SharePoint in Ihren Outlook Kalender integrieren. In der Liste der Ereignisse in SharePoint finden Sie einen Button "Link to Outlook", mit dem Ereignisse aus SharePoint in Ihren Outlook-Kalender übertragen werden.

• Teil 1: Über die Nadel im Heuhaufen
• Teil 2: Google-Technologie für ihr Unternehmen
• Teil 3: Wissensportale