Schwerpunkt Wissen -
Über die Nadel im Heuhaufen!

Der englische Philosoph und Staatsmann Francis Bacon wußte es schon 1597. Wissen ist Macht! Nie war dieses allseits bekannte Zitat so aktuell wie heute. Jedoch sehen sich Mitarbeiter in Unternehmen nicht mehr länger mit einem Mangel an Informationen konfrontiert, sondern einer wahren Flut an Daten in Form von E-Mails, Dokumenten, Internetseiten und vielem mehr.

Die Ressource Wissen ist in jedem Unternehmen in großen Mengen vorhanden, fehlt aber oft da, wo sie benötigt wird. Meistens ist dieses wertvolle Gut nur in den Köpfen einzelner Schlüsselpersonen festgehalten oder schlummert tief in Aktenordnern oder Datenbanken. Unternehmen und Wissenschaftler haben diesen Umstand längst erkannt und sich diesem Gebiet intensiv zugewandt. Wissensmanagement wurde zum Modethema und Forschungsgebiet. Wissen zu organisieren und am richtigen Ort, zur richtigen Zeit bereitzustellen, verspricht Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile und Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung.

Herausforderung Wissensmanagement

Am wertvollsten wäre es, das implizite Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter erfassen und weitergeben zu können. Wechselt ein Mitarbeiter zur Konkurrenz oder in den wohlverdienten Ruhestand, so geht dieses Wissen oft unwiderruflich verloren. Hier jedoch muss sich die Wissenschaft vorerst noch geschlagen geben. Es gibt zwar einzelne Instrumente wie Wissensportale, intelligente CRM und Dokumentenmanagementsysteme, aber die Art und Weise wie Wissen im Gehirn und komplexen Systemen wie Unternehmen organisiert ist, bleibt zu großen Teilen leider immer noch im Verborgenen.

Doch auch schon der große Bestand an elektronisch archivierten Datenbeständen stellt Mitarbeiter und Unternehmer vor große Herausforderungen. Wo finde ich was? Welche bereits vorhandenen Informationen fehlen? Wer hat Zugriff auf diese Informationen? Wie sind die Zusammenhänge? Diese Fragen lassen sich mittels Informationstechnologie durchaus lösen. Die alleinige Archivierung von Daten verschenkt mögliches Potential, kann aber durch intelligente Erweiterungen enorme Möglichkeiten erschließen. Neben der Motivation der Mitarbeiter, Wissen zu teilen, ist es dabei entscheidend, dass die zur Verfügung stehenden Informationen von der richtigen Person im richtigen Moment gefunden werden können.

Wissen effizienter nützen

Ein effizienterer Umgang mit Informationen kann die Arbeitsperformance im Büro deutlich steigern. Das hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in der Neuauflage der E-Work-Nutzerstudie im Rahmen des Verbundforschungsprojekts Office 21® herausgefunden.

Demnach wären in den Unternehmen oftmals bereits technische Werkzeuge vorhanden, um dieses Potential abzurufen. Allerdings werden diese in der Praxis häufig nicht genutzt. "Zwei Dinge sollten Unternehmen gezielt angehen", sagt Alexander Greisle, Projektleiter der Studie: "Erstens die Mitarbeiter in punkto Informationsmanagement gezielt weiterbilden, um ihnen prozessorientiert und individuell Strategien und Methoden für den Umgang mit Informationen an die Hand zu geben. Zweitens sollten Unternehmen das Bewußtsein ihrer Mitarbeiter für die Funktionen und Möglichkeiten moderner IT-Systeme schärfen." Zu viele hilfreiche Funktionen schlummern unentdeckt in den Tiefen der Ausstattung.

Die vorhandenen Systeme zur Datenhaltung, zum Beispiel E-Mailserver, Intranet- und Datenbanksysteme, lassen sich oft durch die Ergänzung der richtigen Werkzeuge und die darauf abgestimmte Schulung der Mitarbeiter wesentlich produktiver einsetzen. "Die Praxis zeigt, dass in zwei Drittel aller Fälle, besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen, schon kleine Verbesserungen ausreichen, um Produktivität und Effizienz in der Informationssuche nachhaltig zu steigern", meint Christoph Wendl, Geschäftsführer und Experte für Business Intelligence, bei Iphos IT Solutions.

Mitarbeiter verbringen, diversen Studien zufolge, ungefähr ein Viertel ihres Arbeitstages auf der Suche nach Informationen. Damit verbunden sind oft auch enorme Kosten durch nicht oder zu spät gefundene Dokumente und Inhalte. Eine verminderte Produktivität, Doppelgleisigkeiten in der Informationsbeschaffung, mehrfache Aufbereitung ein und derselben Inhalte sowie im schlimmsten Fall verpasste Chancen und Fehlentscheidungen können dann oft die Auswirkungen dieses Umstands sein. Diese Auswirkungen ließen sich durch den Einsatz geeigneter Werkzeuge vermeiden oder zumindest in großem Umfang verringern.

Aber auch Kunden und Partner wollen auf dem Weg zur geeigneten Information schnell, benutzerfreundlich und mit hoher Suchgenauigkeit geführt werden. Gerade im Internet, wo sich der nächste Anbieter nur einen Klick entfernt befindet, ist dies von großer Bedeutung.

Erfahren Sie auf den folgenden Seiten, mit welchen Lösungen Sie diesen Herausforderungen schnell und kostengünstig begegnen können.

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Schwerpunkt Wissen - Über die Nadel im Heuhaufen!

• Teil 1: Über die Nadel im Heuhaufen
• Teil 2: Google-Technologie für ihr Unternehmen
• Teil 3: Wissensportale
• Teil 4: Fazit