Office 365 من السحابة: المزايا والفرص والمخاطر للشركات

في أعقاب الاتجاه الحالي لخدمات البرامج من السحابة، لا يمكن إيقاف تقدم Office 365 من السحابة. هناك عدة أسباب وجيهة لذلك: تستفيد الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم بشكل خاص من الترقيات المضمنة والمستمرة. وهذا يعني أن لديهم دائمًا أحدث إصدار من البرنامج. ليست هناك حاجة لتشغيل البنية التحتية للخادم الخاص بك لهذه التطبيقات، مما يعني أيضًا انخفاضًا ملحوظًا في التكاليف وتقليل مخاطر الفشل، حيث يتم تشغيلها عبر اتصال مشفر في مركز البيانات، حيث يجب أن تضمن أجهزة الأمان المناسبة التشغيل المستمر. يتم تقليل التكوين والصيانة على جانب تكنولوجيا المعلومات عمليًا إلى الصفر. يتم دائمًا تثبيت آخر التحديثات الأمنية. وغني عن القول أن إمكانات الادخار هائلة. بالإضافة إلى هذه المزايا التجارية الملموسة، هناك معايير إيجابية أخرى يمكن تجربتها مباشرة في تجربة المستخدم. وهذا يعني أن المستندات المخزنة في السحابة متاحة أيضًا وقابلة للتحرير أثناء التنقل. هناك أيضًا ميزات جديدة مثل منع فقدان البيانات، ومجموعات المكاتب، والبحث الذكي والمساعدة، وغير ذلك الكثير، مما يجعل العمل أسهل للمستخدم.

ولكن بالإضافة إلى هذه المزايا الملموسة، يأتي Office 365 السحابي أيضًا مع بعض المشكلات. يرتبط بعضها ارتباطًا وثيقًا بالمنتج والمفهوم بأكمله. لم يعد فريق تكنولوجيا المعلومات بالشركة يتحكم في حالات انقطاع الخدمة، ولا يمكنه حلها بشكل مستقل وقد لا يتمكن من إبلاغ رؤسائه عندما يتم تنشيط الخدمة مرة أخرى. يؤدي الاتصال غير المستقر بالإنترنت أيضًا إلى حدوث مشكلات: عندما يعمل برنامج Office الكلاسيكي المثبت على العميل في السابق ببساطة، قد تتأثر تجربة المستخدم أو يكون هناك خطر حدوث فشل كامل لفترة من الوقت.

بالإضافة إلى ذلك، لا يقوم Office 365 بحفظ رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة لمدة تزيد عن 30 يومًا، وهو ما يعد خارج نطاق الإرشادات الخاصة بالعديد من الشركات. يتطلب هذا برنامج نسخ احتياطي تابع لجهة خارجية. الاعتبارات المتعلقة بالامتثال للتشريعات أكثر خطورة بكثير. تعمل أرشفة البريد الإلكتروني فقط طالما أنك تبقي الحساب نشطًا أو تدفع مقابل المستخدم. نظرًا لأنه يجب الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني لبضع سنوات لأسباب قانونية، يتعين عليك الدفع مقابل المزيد والمزيد من الحسابات - على افتراض أنك لا تملك نسخة احتياطية من جهة خارجية. يمكن أن يكون هذا خطيرًا بشكل خاص في الشركات التي لديها معدل دوران مرتفع للموظفين.

إذا كان لديك منظور أوسع حول الموضوع، فيجب عليك التخطيط بعناية قبل التبديل إلى Office 365 وحساب تكاليف التبديل مقدمًا. يمكن أن تتطلب المقدمة الكثير من الجهد - على سبيل المثال بسبب ترحيل البيانات الضرورية. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك معرفة البنى التحتية والتطبيقات التي يمكن تقليلها بالضبط. وإلا فقد تكون هناك مفاجآت باهظة الثمن. نظرًا لأن تطبيقات Office 365 أيضًا موحدة بدرجة عالية، فهناك نفقات إضافية للتخصيص، على سبيل المثال لمعايير الشركة أو إمكانية الوصول أو مجرد وظائف إضافية. ولا ينبغي أن ننسى تكاليف الاتصال بالإنترنت الآمن بشكل مناسب والبنية التحتية للشبكة، والتي تعد في الواقع ضرورية للغاية لتشغيل البرنامج في السحابة.

يمكن أيضًا أن تكون المنتجات التكميلية أو (المستبدلة جزئيًا) هي Nextcloud، والتي تتيح وجود سحابة على الخادم الخاص بالشركة.