Office 365 desde la nube: ventajas, oportunidades y riesgos para las empresas

El avance de Office 365 desde la nube difícilmente puede detenerse, siguiendo la tendencia actual hacia los servicios de software desde la nube. Hay varias buenas razones para esto: las pequeñas y medianas empresas en particular se benefician de las actualizaciones incluidas y continuas. Esto significa que siempre tienen la última versión del software. No es necesario operar su propia infraestructura de servidor para estas aplicaciones, lo que significa una reducción notable en los costos y un riesgo de falla minimizado, ya que se ejecuta a través de una conexión encriptada en el centro de datos, donde los dispositivos de seguridad apropiados deben garantizar la operación continua. La configuración y el mantenimiento informático se reducen prácticamente a cero. Las últimas actualizaciones de seguridad siempre están instaladas. Por supuesto, el potencial de ahorro es enorme. Además de estas ventajas comerciales tangibles, existen otros criterios positivos que se pueden experimentar directamente en la experiencia del usuario. Esto significa que los documentos almacenados en la nube también están disponibles y se pueden editar sobre la marcha. También hay nuevas funciones como prevención de pérdida de datos, grupos de oficina, búsqueda inteligente y ayuda, y mucho más, que facilitan el trabajo del usuario.

Pero además de estas ventajas tangibles, Office 365 desde la nube también tiene algunos problemas. Algunos de ellos están indisolublemente ligados al producto y al concepto en su conjunto. El equipo de TI de la empresa ya no tiene ningún control sobre las fallas, no puede eliminarlas de forma independiente y es posible que no pueda decirle al supervisor cuándo volverá a estar activo el servicio. Una conexión a Internet inestable también genera problemas: donde el Office clásico instalado en el cliente anteriormente simplemente funcionaba, la experiencia del usuario puede verse afectada o existe el riesgo de una falla temporal completa.

Además, Office 365 no realiza una copia de seguridad de los correos electrónicos eliminados durante más de 30 días, lo que está fuera de las pautas de muchas empresas. Esto requiere un software de copia de seguridad de terceros. Mucho más graves son las consideraciones de cumplimiento de la legislación. El archivo de correo electrónico solo funciona mientras mantenga la cuenta activa o pague por el usuario. Dado que los correos electrónicos deben conservarse durante algunos años por razones legales, debe pagar cada vez más cuentas, siempre que no tenga una copia de seguridad de un proveedor externo. Esto puede ser particularmente grave para las empresas con alta rotación de personal.

Si adopta una perspectiva más amplia sobre el tema, debe planificar cuidadosamente antes de cambiar a Office 365 y calcular los costos de conversión por adelantado. La introducción puede llevar mucho tiempo, por ejemplo, debido a la necesaria migración de datos. Además, debe averiguar exactamente qué infraestructuras y aplicaciones se pueden reducir. De lo contrario, puede haber sorpresas caras. Dado que las aplicaciones de Office 365 también están muy estandarizadas, existen gastos adicionales para la personalización, como los estándares de la empresa, la accesibilidad o simplemente funciones adicionales. No hay que olvidar aquí los costes de una línea de Internet y una infraestructura de red debidamente protegidas, que en realidad son absolutamente necesarias para operar el software en la nube.

Posibles productos complementarios o (parcialmente sustitutivos) también pueden ser Nextcloud, que habilita una nube en el propio servidor de la empresa.