Office 365 depuis le cloud : avantages, opportunités & risques pour les entreprises

L'avancée d'Office 365 à partir du cloud peut difficilement être arrêtée - suivant la tendance actuelle vers les services logiciels à partir du cloud. Il y a plusieurs bonnes raisons à cela : Les petites et moyennes entreprises en particulier bénéficient des mises à niveau incluses et continues. Cela signifie qu'ils disposent toujours de la dernière version du logiciel. Il n'est pas nécessaire d'exploiter votre propre infrastructure de serveur pour ces applications, ce qui signifie une réduction notable des coûts et un risque de panne minimisé, car cela fonctionne via une connexion cryptée dans le centre de données, où des dispositifs de sécurité appropriés doivent assurer un fonctionnement continu. La configuration et la maintenance informatique sont pratiquement réduites à néant. Les dernières mises à jour de sécurité sont toujours installées. Bien sûr, le potentiel d'économies est énorme. En plus de ces avantages commerciaux tangibles, il existe d'autres critères positifs qui peuvent être directement expérimentés dans l'expérience utilisateur. Cela signifie que les documents stockés dans le cloud sont également disponibles et modifiables en déplacement. Il existe également de nouvelles fonctionnalités telles que la prévention des pertes de données, les groupes de bureau, la recherche intelligente et l'aide, et bien plus encore, qui facilitent le travail de l'utilisateur.

Mais en plus de ces avantages tangibles, Office 365 depuis le cloud présente également quelques problèmes. Certains d'entre eux sont inextricablement liés au produit et à l'ensemble du concept. L'équipe informatique de l'entreprise n'a plus aucun contrôle sur les pannes, ne peut pas les éliminer de manière autonome et peut ne pas être en mesure de dire au superviseur quand le service sera à nouveau actif. Une connexion Internet instable entraîne également des problèmes : là où l'Office classique installé sur le client fonctionnait simplement auparavant, l'expérience utilisateur peut en souffrir ou il existe un risque de panne temporaire complète.

De plus, Office 365 ne sauvegarde pas les e-mails supprimés pendant plus de 30 jours, ce qui est en dehors des directives de nombreuses entreprises. Cela nécessite un logiciel de sauvegarde tiers. Beaucoup plus sérieuses sont les considérations de conformité à la législation. L'archivage des e-mails ne fonctionne que tant que vous maintenez le compte actif ou que vous payez pour l'utilisateur. Étant donné que les e-mails doivent être conservés pendant quelques années pour des raisons légales, vous devez payer de plus en plus de comptes - à condition de ne pas disposer d'une sauvegarde d'un fournisseur tiers. Cela peut être particulièrement grave pour les entreprises à fort taux de rotation du personnel.

Si vous adoptez une perspective plus large sur le sujet, vous devez planifier soigneusement avant de passer à Office 365 et calculer les coûts de conversion à l'avance. L'introduction peut prendre beaucoup de temps - par exemple en raison de la migration nécessaire des données. De plus, vous devez savoir exactement quelles infrastructures et applications peuvent être réduites. Sinon, il peut y avoir des surprises coûteuses. Étant donné que les applications Office 365 sont également hautement standardisées, il y a des dépenses supplémentaires pour la personnalisation, telles que les normes de l'entreprise, l'accessibilité ou simplement des fonctions supplémentaires. Il ne faut pas oublier ici les coûts d'une ligne Internet et d'une infrastructure réseau sécurisées de manière appropriée, ce qui est en fait absolument nécessaire pour exploiter le logiciel dans le cloud.

Les produits supplémentaires ou (remplaçant partiellement) peuvent également être Nextcloud, qui permet un cloud sur le propre serveur de l'entreprise.