Office 365 dal cloud: vantaggi, opportunità e rischi per le aziende

L'avanzata di Office 365 dal cloud difficilmente può essere fermata, seguendo l'attuale tendenza verso i servizi software dal cloud. Ci sono molte buone ragioni per questo: le piccole e medie imprese in particolare traggono vantaggio dagli aggiornamenti inclusi e continui. Ciò significa che hanno sempre l'ultima versione del software. Non è necessario gestire la propria infrastruttura server per queste applicazioni, il che significa una notevole riduzione dei costi e un rischio di guasto ridotto al minimo, poiché questo funziona tramite una connessione crittografata nel data center, dove dispositivi di sicurezza appropriati dovrebbero garantire il funzionamento continuo. La configurazione e la manutenzione IT sono ridotte praticamente a zero. Gli ultimi aggiornamenti di sicurezza sono sempre installati. Naturalmente, il potenziale di risparmio è enorme. Oltre a questi vantaggi aziendali tangibili, ci sono altri criteri positivi che possono essere sperimentati direttamente nell'esperienza dell'utente. Ciò significa che anche i documenti archiviati nel cloud sono disponibili e modificabili in movimento. Ci sono anche nuove funzionalità come la prevenzione della perdita di dati, i gruppi di uffici, la ricerca intelligente e la guida e molto altro, che facilitano il lavoro dell'utente.

Ma oltre a questi vantaggi tangibili, Office 365 dal cloud presenta anche alcuni problemi. Alcuni di essi sono indissolubilmente legati al prodotto e all'intero concetto. Il team IT dell'azienda non ha più alcun controllo sui guasti, non può eliminarli autonomamente e potrebbe non essere in grado di comunicare al supervisore quando il servizio sarà nuovamente attivo. Una connessione Internet instabile porta anche a problemi: dove il classico Office installato sul client in precedenza funzionava semplicemente, l'esperienza dell'utente può risentirne o c'è il rischio di un completo fallimento temporaneo.

Inoltre, Office 365 non esegue il backup delle e-mail eliminate per più di 30 giorni, il che è al di fuori delle linee guida di molte aziende. Ciò richiede un software di backup di terze parti. Molto più serie sono le considerazioni sul rispetto della normativa. L'archiviazione della posta elettronica funziona solo finché si mantiene attivo l'account o si paga per l'utente. Poiché le e-mail dovrebbero essere conservate per alcuni anni per motivi legali, devi pagare per sempre più account, a condizione che tu non abbia un backup da un provider di terze parti. Ciò può essere particolarmente grave per le aziende con un elevato turnover del personale.

Se si assume una prospettiva più ampia sull'argomento, è necessario pianificare attentamente prima di passare a Office 365 e calcolare in anticipo i costi di conversione. L'introduzione può richiedere molto tempo, ad esempio a causa della necessaria migrazione dei dati. Inoltre, dovresti scoprire esattamente quali infrastrutture e applicazioni possono essere ridotte. Altrimenti potrebbero esserci costose sorprese. Poiché anche le applicazioni di Office 365 sono altamente standardizzate, ci sono costi aggiuntivi per la personalizzazione, ad esempio per standard aziendali, accessibilità o semplicemente funzioni aggiuntive. Da non dimenticare qui sono i costi per una linea Internet e un'infrastruttura di rete adeguatamente protette, che in realtà sono assolutamente necessarie per il funzionamento del software nel cloud.

Eventuali prodotti supplementari o (in parte sostitutivi) possono essere anche Nextcloud, che abilita un cloud sul server di proprietà dell'azienda.