Office 365 vanuit de cloud: voordelen, kansen & risico's voor bedrijven

De opmars van Office 365 vanuit de cloud is nauwelijks meer te stuiten - in navolging van de huidige trend richting softwarediensten vanuit de cloud. Daar zijn verschillende goede redenen voor: Vooral kleine tot middelgrote bedrijven profiteren van inbegrepen en doorlopende upgrades. Hierdoor beschikken zij altijd over de laatste versie van de software. Voor deze toepassingen is het niet nodig om uw eigen serverinfrastructuur te exploiteren, wat een merkbare verlaging van de kosten en een geminimaliseerd risico op uitval betekent, aangezien dit via een versleutelde verbinding in het datacenter verloopt, waar passende beveiligingsapparatuur voor een continue werking moet zorgen. IT-configuratie en -onderhoud worden teruggebracht tot praktisch nul. De nieuwste beveiligingsupdates worden altijd geïnstalleerd. Het besparingspotentieel is natuurlijk enorm. Naast deze tastbare zakelijke voordelen zijn er nog andere positieve criteria die direct kunnen worden ervaren in de gebruikerservaring. Dit betekent dat documenten die in de cloud zijn opgeslagen ook onderweg beschikbaar en bewerkbaar zijn. Er zijn ook nieuwe functies zoals preventie van gegevensverlies, kantoorgroepen, intelligent zoeken en helpen en nog veel meer, die het werk voor de gebruiker vergemakkelijken.

Maar naast deze tastbare voordelen kent Office 365 uit de cloud ook een aantal problemen. Sommige zijn onlosmakelijk verbonden met het product en het hele concept. Het IT-team van het bedrijf heeft geen controle meer over storingen, kan deze niet zelfstandig verhelpen en kan de supervisor mogelijk niet vertellen wanneer de dienst weer actief zal zijn. Ook een onstabiele internetverbinding leidt tot problemen: waar voorheen de klassieke Office geïnstalleerd op de client gewoon werkte, kan de gebruikerservaring eronder lijden of dreigt een volledige tijdelijke uitval.

Bovendien maakt Office 365 een back-up van verwijderde e-mails niet langer dan 30 dagen, wat buiten de richtlijnen van veel bedrijven ligt. Hiervoor is back-upsoftware van derden vereist. Aanzienlijk ernstiger zijn de overwegingen om aan de wetgeving te voldoen. E-mailarchivering werkt alleen zolang u het account actief houdt of betaalt voor de gebruiker. Aangezien e-mails om juridische redenen een paar jaar bewaard moeten worden, moet u voor steeds meer accounts betalen - op voorwaarde dat u geen back-up van een externe provider hebt. Dit kan bijzonder ernstig zijn voor bedrijven met een hoog personeelsverloop.

Als u het onderwerp breder bekijkt, moet u goed plannen voordat u overstapt naar Office 365 en de conversiekosten van tevoren berekenen. De introductie kan erg tijdrovend zijn - bijvoorbeeld door de noodzakelijke datamigratie. Daarnaast moet u precies weten op welke infrastructuren en applicaties u kunt besparen. Anders kunnen er dure verrassingen zijn. Omdat Office 365-applicaties ook sterk gestandaardiseerd zijn, zijn er extra kosten voor maatwerk, zoals voor bedrijfsstandaarden, toegankelijkheid of gewoon extra functies. Niet te vergeten zijn de kosten voor een overeenkomstig beveiligde internetlijn en netwerkinfrastructuur, die eigenlijk absoluut noodzakelijk zijn om de software in de cloud te laten werken.

Mogelijke aanvullende of (deels vervangende) producten kunnen ook Nextcloud zijn, waarmee een cloud op de eigen server mogelijk is.