Office 365 na nuvem: vantagens, oportunidades e riscos para as empresas

Seguindo a tendência atual de serviços de software na nuvem, o avanço do Office 365 na nuvem dificilmente pode ser interrompido. Existem várias boas razões para isso: As pequenas e médias empresas, em particular, beneficiam de atualizações incluídas e contínuas. Isso significa que eles sempre têm a versão mais recente do software. Não há necessidade de operar a sua própria infra-estrutura de servidores para estas aplicações, o que também significa uma redução notável nos custos e um risco minimizado de falha, uma vez que funciona através de uma ligação encriptada no data center, onde dispositivos de segurança apropriados devem garantir o funcionamento contínuo. A configuração e a manutenção do lado de TI são praticamente reduzidas a zero. As atualizações de segurança mais recentes estão sempre instaladas. Escusado será dizer que o potencial de poupança é enorme. Além dessas vantagens comerciais tangíveis, existem outros critérios positivos que podem ser vivenciados diretamente na experiência do usuário. Isso significa que os documentos armazenados na nuvem também estão disponíveis e podem ser editados em qualquer lugar. Há também novos recursos como prevenção contra perda de dados, grupos de escritório, busca e ajuda inteligentes e muito mais, que facilitam o trabalho do usuário.

Mas, além dessas vantagens tangíveis, o Office 365 da nuvem também apresenta alguns problemas. Alguns deles estão indissociavelmente ligados ao produto e a todo o conceito. A equipe de TI da empresa não tem mais controle sobre as interrupções, não consegue resolvê-las de forma independente e pode não conseguir informar aos superiores quando o serviço estará novamente ativo. Uma conexão instável com a Internet também traz problemas: onde o Office clássico instalado no cliente anteriormente simplesmente funcionava, a experiência do usuário pode ser prejudicada ou há risco de falha total por um tempo.

Além disso, o Office 365 não salva e-mails excluídos por mais de 30 dias, o que foge às diretrizes de muitas empresas. Isso requer software de backup de terceiros. As considerações relativas ao cumprimento da legislação são muito mais sérias. O arquivamento de e-mail só funciona enquanto você mantiver a conta ativa ou pagar pelo usuário. Como os e-mails devem ser retidos por alguns anos por motivos legais, você terá que pagar por cada vez mais contas – desde que não tenha um backup de terceiros. Isto pode ser particularmente grave em empresas com elevada rotatividade de pessoal.

Se você tiver uma perspectiva mais ampla sobre o assunto, planeje cuidadosamente antes de mudar para o Office 365 e calcule os custos de mudança com antecedência. A introdução pode envolver muito esforço - por exemplo, devido à necessária migração de dados. Além disso, você deve descobrir exatamente quais infraestruturas e aplicações podem ser reduzidas. Caso contrário, poderá haver surpresas caras. Como os aplicativos do Office 365 também são altamente padronizados, há despesas adicionais para personalização, por exemplo, para padrões da empresa, acessibilidade ou simplesmente funções adicionais. Não devemos esquecer os custos de uma conexão à Internet e infraestrutura de rede devidamente seguras, que são absolutamente necessárias para operar o software na nuvem.

Possíveis produtos complementares ou (substitutivos parcialmente) também podem ser o Nextcloud, que possibilita uma nuvem no próprio servidor da empresa.