Office 365 из облака: преимущества, возможности и риски для компаний

Следуя нынешней тенденции облачных программных услуг, продвижение Office 365 из облака вряд ли можно остановить. Для этого есть несколько веских причин: малые и средние компании особенно выигрывают от включенных и постоянных обновлений. Это означает, что у них всегда установлена ​​последняя версия программного обеспечения. Для этих приложений нет необходимости содержать собственную серверную инфраструктуру, что также означает заметное снижение затрат и минимизацию риска сбоя, поскольку они работают через зашифрованное соединение в дата-центре, где соответствующие устройства безопасности должны обеспечивать непрерывную работу. Настройка и обслуживание со стороны ИТ практически сведены к нулю. Всегда устанавливаются последние обновления безопасности. Само собой разумеется, что потенциал экономии огромен. Помимо этих ощутимых бизнес-преимуществ, существуют и другие положительные критерии, которые можно непосредственно ощутить в пользовательском опыте. Это означает, что документы, хранящиеся в облаке, также доступны и их можно редактировать на ходу. Также появились новые функции, такие как предотвращение потери данных, офисные группы, интеллектуальный поиск и помощь и многое другое, которые облегчают работу пользователя.

Но помимо этих ощутимых преимуществ облачный Office 365 имеет и некоторые проблемы. Некоторые из них неразрывно связаны с продуктом и всей концепцией. ИТ-команда компании больше не контролирует сбои, не может устранять их самостоятельно и, возможно, не сможет проинформировать начальство, когда услуга снова будет активна. Нестабильное интернет-соединение также приводит к проблемам: там, где установленный на клиенте классический Office раньше просто работал, пользовательский опыт может пострадать или существует риск полного сбоя на некоторое время.

Кроме того, Office 365 не сохраняет удаленные электронные письма дольше 30 дней, что выходит за рамки рекомендаций многих компаний. Для этого требуется стороннее программное обеспечение для резервного копирования. Соображения относительно соблюдения законодательства гораздо серьезнее. Архивирование электронной почты работает только до тех пор, пока вы поддерживаете учетную запись активной или платите за пользователя. Поскольку по юридическим причинам электронная почта должна храниться в течение нескольких лет, вам придется платить за все больше и больше учетных записей — при условии, что у вас нет сторонней резервной копии. Это может быть особенно серьезно в компаниях с высокой текучестью кадров.

Если вы смотрите на эту тему шире, вам следует тщательно спланировать переход на Office 365 и заранее рассчитать затраты на переход. Внедрение может потребовать больших усилий – например, из-за необходимой миграции данных. Кроме того, вам следует выяснить, какие именно инфраструктуры и приложения можно сократить. В противном случае могут быть дорогие сюрпризы. Поскольку приложения Office 365 также высоко стандартизированы, возникают дополнительные расходы на настройку, например, на стандарты компании, доступность или просто дополнительные функции. Не следует забывать о затратах на должным образом защищенное подключение к Интернету и сетевую инфраструктуру, которая на самом деле абсолютно необходима для работы программного обеспечения в облаке.

Возможными дополнительными или (частично заменяющими) продуктами также могут быть Nextcloud, обеспечивающий создание облака на собственном сервере компании.