云端 Office 365：公司的优势、机遇和风险

顺应当前软件服务云化的趋势，Office 365云化的推进势不可挡。 这样做有几个充分的理由：中小型公司尤其受益于包含的和持续的升级。 这意味着他们始终拥有最新版本的软件。 这些应用程序无需运行您自己的服务器基础设施，这也意味着成本显着降低，故障风险降至最低，因为它通过数据中心的加密连接运行，适当的安全设备应确保连续运行。 IT侧的配置和维护几乎为零。 始终安装最新的安全更新。 不言而喻，节省潜力是巨大的。 除了这些有形的业务优势之外，还有其他可以在用户体验中直接体验到的积极标准。 这意味着存储在云中的文档也可以随时随地使用和编辑。 还有数据防丢失、办公群组、智能搜索和帮助等新功能，让用户的工作更加轻松。

但除了这些切实的优势之外，云端 Office 365 也存在一些问题。 其中一些与产品和整个概念有着千丝万缕的联系。 公司的 IT 团队不再控制中断，无法独立解决中断问题，并且可能无法通知上级服务何时将再次启动。 不稳定的互联网连接也会导致问题：客户端上安装的经典 Office 以前只能正常工作，用户体验可能会受到影响，或者存在暂时完全失败的风险。

此外，Office 365 不会将已删除的电子邮件保存超过 30 天，这超出了许多公司的准则。 这需要第三方备份软件。 关于遵守立法的考虑要严肃得多。 仅当您保持帐户活跃或为用户付费时，电子邮件归档才有效。 由于出于法律原因电子邮件应保留几年，因此您必须为越来越多的帐户付费 - 假设您没有第三方备份。 这对于员工流动率高的公司来说尤其严重。

如果您对该主题有更广泛的视角，则应在切换到 Office 365 之前仔细计划并提前计算切换成本。 引入可能涉及大量工作 - 例如由于必要的数据迁移。 此外，您应该准确找出可以减少哪些基础设施和应用程序。 否则可能会带来昂贵的意外。 由于 Office 365 应用程序也是高度标准化的，因此定制会产生额外费用，例如公司标准、可访问性或简单的附加功能。 不要忘记适当安全的互联网连接和网络基础设施的成本，这实际上对于在云中运行软件是绝对必要的。

可能的补充或（部分替代）产品也可以是 Nextcloud，它可以在公司自己的服务器上实现云。