3 Tipps für optimale Effizienz in Rechtsanwaltskanzleien – schneller und sicherer arbeiten mit der richtigen Software-Lösung

Rechtsanwaltskanzleien haben heute oft mit sehr speziellen Problemen zu kämpfen, wenn es um Dokumentenmanagement oder eine kanzleiinterne Suche geht. Denn da sind zum einen die enormen Mengen an unstrukturierten, aber gleichzeitig hochsensiblen Daten, die von Mandanten in Rechtsfällen geliefert werden und bearbeitet werden müssen. Zum anderen ist es nötig, Daten zwischen Anwalt und Klient, aber auch zwischen Kollegen auf sichere und DSGVO-konforme Weise auszutauschen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die drei häufigsten Probleme, mit denen sich Kanzleien im täglichen Arbeitsablauf konfrontiert sehen und geben Ihnen Tipps für deren Bewältigung und eine damit verbundene Effizienzsteigerung.

1. Bessere Handhabung von Mandanteninfos und Akten

Die Aufbereitung von mandantenbezogenen Dateien für Gerichtsprozesse ist für Rechtsanwaltskanzleien meist sehr zeit- und arbeitsintensiv. Die Vorbereitung auf Verfahren und Prozesse erfordert es im Allgemeinen, eine enorme Menge an Daten auf relevante Informationen hin zu durchsuchen. Die herkömmliche Windows-Suche ist nicht nur schnell mit diesen Datenmengen überfordert, auch das Durchsuchen von E-Mail-Archivdateien ist damit nicht möglich. Abhilfe für dieses Problem schafft der Einsatz einer Enterprise Search Software. Diese kanzleiinterne Suchsoftware hilft dabei, große, unstrukturierte Datenarchive schnell zu durchsuchen und zu ordnen.
searchIT hält mit seiner law edition eine speziell perfekt auf Rechtsanwälte und Juristen angepasste Enterprise Search Software bereit. Diese Enterprise Suchlösung ermöglicht eine schnelle Anbindung der von Klienten meist auf externen Festplatten oder USB-Sticks gelieferten Mandanten-Informationen, wie zum Beispiel von Korrespondenzen, Dokumenten oder E-Mail-Archiven, Prozess- oder Gerichtsakten. Durch die schnelle Volltextsuche von searchIT law können diese dann präzise und rasch durchsucht werden. Die automatische Texterkennung (OCR) sorgt dafür, dass auch Text aus Scans oder Fotos in die Suche eingeschlossen wird. Mittels künstlicher Intelligenz können automatisiert Themen in den Datenarchiven erkannt und extrahiert werden. Auch eine automatisierte Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten zu vorgegebenen Kategorien trägt dazu bei, diese großen Dokumentenmengen einfach durchsuchen und strukturieren zu können. „Die Möglichkeit mit searchIT ganze Daten- und E-Mail-Archive durchsuchen zu können, ohne diese zuvor händisch aufbereiten zu müssen, bietet Kanzleien eine enorme Zeit- und Kostenersparnis,“ berichtet Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions, aus Erfahrung.

 

2. Sicheres Teilen von Dokumenten

Sicherheit und Datenschutz stehen bei der Kommunikation mit Klienten und Kollegen an erster Stelle, insbesondere, wenn sensible, prozessrelevante Dokumente und Daten ausgetauscht werden. Enterprise Filesharing Lösungen unterstützen Rechtsanwälte und Kanzleien dabei, den Datenaustausch unkompliziert aber sicher zu gestalten. Bei der Wahl einer solchen Software sollte darauf geachtet werden, dass der Überblick darüber, wann versendete Dokumente aufgerufen, heruntergeladen, verändert oder gelöscht wurden, nicht fehlt. Auch sollte der sichere Daten-Upload seitens Mandanten möglich sein. Um eine höhere Sicherheit zu garantieren, ist es wichtig, Dokumente entweder per Zugriffslink oder auch per passwortgeschütztem Link zu teilen. Auch die Möglichkeit, Links mit einem Ablaufdatum zeitlich zu beschränken, kann in manchen Fällen wichtig sein.
Mit der Enterprise Filesharing-Lösung shareIT erhalten Kanzleien all diese Funktionen und mehr. So können Anwälte und Juristen wichtige Dokumente sicher mit Kollegen und Klienten teilen. shareIT ist aufgrund des EU-Hostings DSGVO-konform und entspricht den Richtlinien der österreichischen Rechtsanwaltskammer.

 

3. Beste Online-Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei & mit Klienten

Nachdem sich das berufliche Leben in den letzten Jahren schlagartig ins Homeoffice verlagert hat, ist eine gute Online-Zusammenarbeit unabdingbar geworden. Egal ob Teammeetings mit Kollegen oder Besprechungen mit Klienten, oft wird alleine aus Zeitgründen lieber auf ein virtuelles Meeting zurückgegriffen. Umso wichtiger ist es dabei eine Software zu nutzen, welche auch für Klienten problemlos nutzbar und zugleich sicher ist.
„Für uns ist Microsoft Teams die perfekte Lösung um die Online-Zusammenarbeit schneller und effizienter zu gestalten,“ weiß Wendl, „MS Teams sollte heute in keinem Unternehmen mehr fehlen, deshalb haben wir das nützliche Online-Tool für Zusammenarbeit auch kostenlos in unserem Managed-Service-Bundle „Iphos law“ inkludiert.“
Um den Aufwand der Anschaffung und Wartung für all die zuvor genannten branchenspezifischen Softwarelösungen für Anwälte und Juristen so gering wie nur möglich zu halten, bietet Iphos IT Solutions nun mit dem speziell für Rechtsanwalts-Kanzleien kreierten Managed-Service-Bundle „Iphos law“ eine optimale Kombination aus Services zur Daten-Handhabung und Zusammenarbeit wie shareIT und searchIT sowie Microsoft Teams.

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